Schrif­te­lijke vragen Plusquin over Mogelijke inte­gri­teits­kwestie bij verdeling Europese subsi­die­gelden en opdrachten Interreg Euregio Maas-Rijn

Indiendatum: 16 sep. 2021
Antwoorddatum: 30 nov. 2021

Vraag 1) Verscheidene organisaties die subsidie bij de provincie opvroegen, klagen over teruggedraaide besluiten, stroeve communicatie en wisselende verantwoordingsvoorwaarden voor de verleende subsidie. Naderland wijzigen van de subsidiebeschikking is mogelijk, maar onder strikte voorwaarden. Hebben er zich sinds de start van het vijfde Interreg-programma in 2014 zulke wijzigingen voorgedaan? Zo ja, wanneer, voor welke projecten en kan het college daarvan een overzicht doen toekomen? Zo nee, waarom zijn de besluiten dan toch teruggedraaid en hoe gaat het college dit rechtzetten?

Alle subsidiebeschikkingen van de projecten uit de eerste oproep (geselecteerd door het Comité van Toezicht van het Interreg Euregio Maas-Rijn programma op 28 juni 2016 en 26 september 2016) zijn herzien omdat de regels met betrekking tot de managementkosten voor dit EMR-programma in eerste instantie onduidelijk bleken voor de aanvragers. De onduidelijkheid had betrekking op het type kosten die onder de rubriek managementkosten moeten worden opgenomen. In de aangepaste regels is hierover duidelijkheid verschaft. Aan de begunstigden is verzocht om de nieuwe regels toe te passen.

De subsidiebedragen zijn hierdoor niet gewijzigd behoudens bij het project EMRaDi (Euregio Maas-Rijn Rare Diseases). Daar heeft deze (technische) wijziging geleid tot een (op verzoek van de aanvrager) neerwaartse bijstelling van het subsidie met € 1.340,67.

Verder zijn er verschillende aanpassingen doorgevoerd aan de subsidievoorwaarden sinds het begin van de programmaperiode. Deze wijzingen zijn doorgevoerd met als doel om uitleg te geven op de punten waar onduidelijkheden in de regelgeving bleken evenals het doorvoeren van vereenvoudigingen die het proces voor de subsidieontvangers vergemakkelijken.

Alle wijzigingen aan de subsidievoorwaarden tussen het begin van de programmaperiode en heden zijn zichtbaar in bijlage 1.

De aangepaste voorwaarden zijn door middel van een wijzigingsbrief aan de subsidieontvangers gecommuniceerd.

Overigens zijn GS van oordeel dat uitgangspunt moet zijn dat dit soort tussentijdse wijzigingen, anders dan wijzigingen die een lastenvermindering tot gevolg hebben, voorkomen moeten worden.

Vraag 2) Subsidieaanvragers weten jarenlang maar moeilijk waar ze aan toe zijn, waardoor projecten jarenlange vertraging oplopen. Dat staat haaks op de rechtszekerheids- en motiveringsbeginselen. Vindt het college dat deze algemene beginselen van behoorlijk bestuur gehonoreerd zijn? Zo ja, kan het zijn antwoord toelichten? Zo nee, waarom niet en hoe gaat het college dit in het vervolg rechtzetten?

De subsidiebeschikkingen voor projecten uit de eerste drie projectoproepen zijn later verzonden naar de subsidieontvangers, waardoor het programma in die periode vertraging heeft opgelopen. Over deze vertraging heeft de managementautoriteit in het jaarverslag 2017 (Implementation Report for the European territorial cooperation goal d.d. 24 mei 2018) gerapporteerd. Het daar op betrekking hebbende deel van dit rapport is als bijlage 3 bijgevoegd.

De situatie is inmiddels genormaliseerd. Alleen op het moment dat de recent geselecteerde aanvragen niet over een sluitende begroting beschikken zal het afgeven van beschikkingen vertraging oplopen.

De selectieprocedure en bijbehorende termijnen worden, op basis van een voorstel van de
Provincie Limburg als managementautoriteit, door het Comité van Toezicht vastgesteld.
Onderstaand het daarop betrekking hebbende deel van het reglement van orde (in bijlage 2 het volledige regelement van orde Comité van Toezicht):

Citaat: REGLEMENT VAN ORDE COMITÉ VAN TOEZICHT INTERREG V-A 2014-2020 EUREGIO MAAS-RIJN (goedgekeurd door CvT op 28-06-2016)

Punt 3
Het Comité van Toezicht is verantwoordelijk voor het uitzetten van projectoproepen en de selectie van concrete acties.

Op basis van EU Vo 1299 art 12 §5 is het de verantwoordelijkheid van de Provincie Limburg als

managementautoriteit van het programma om na de selectie van concrete acties de voorwaarden voor de

steun te formaliseren in een subsidiebeschikking.

Citaat: EU Vo. 1299 art 12 §5

De managementautoriteit verstrekt de eerstverantwoordelijke of enige begunstigde voor elke concrete actie een document waarin de voorwaarden voor steun voor de concrete actie zijn vermeld, met inbegrip van de specifieke vereisten betreffende de producten of diensten die in het kader van de concrete actie moeten worden afgeleverd, het financieringsplan en de uitvoeringstermijn

Vraag 3) Ook de Europese Commissie zelf is niet tevreden met deze gang van zaken. Drie jaar geleden al heeft zij een brief met tekortkomingen geschreven. Ook in 2019 en 2021 schreef de Europese Commissie kritische brieven over de ‘administratieve puinhopen’, de gebrekkige communicatie, veranderende voorwaarden en lange wachttijden. Volgens de commissaris van de Koning zijn er vereenvoudigingen en verbeteringen doorgevoerd om de bureaucratie tegen te gaan. Welke maatregelen heeft het college getroffen om dit te verhelpen en sinds wanneer?

Wij nemen afstand van de door u gebezigde kwalificatie ‘administratieve puinhopen’. In de brief van 2018 wordt het programma immers zelfs bedankt voor de inspanningen die werden gedaan om de vertragingen bij de moeilijke opstartfase aan te pakken. Daarnaast verwijst de EC ook naar een aantal aanhoudende moeilijkheden, waaronder een mogelijke decommittering van EU-middelen door de late opstart (dit was niet het geval door onze aanpak), de samenwerking tussen programma-partners, de dubbele rol van sommige programma-partners, de onderbezetting van de MA en het secretariaat, de politieke belangen bij de 13 programma-partners die soms anders zijn dan het programma-belang en tot slot bedanken ze de Provincie Limburg voor de geleverde inspanningen. In de brief van 2019 wordt het Annual Implementation report goedgekeurd met enkele aanbevelingen, zie het antwoord hierna op vraag 4. De brief van 2018 waarnaar in vraag 3 wordt verwezen, vindt u als bijlage 4a. Daarnaast voegen wij ook het antwoord van het Comité van toezicht aan de Europese Commissie (bijlage 4b) toe, hierin staan de maatregelen omschreven die werden genomen om bureaucratie tegen te gaan en wij voegen het antwoord van de Europese Commissie op deze brief (bijlage 4c) toe.
Daarnaast voegen wij de brief van de EU van 2019 (bijlage 5a) toe, hierop wordt verder verduidelijking gegeven bij vraag 4.

In bijlage 6 ook een overzicht met alle vereenvoudigingen die werden ingevoerd bij aanvang van Interreg V en in de loop van de volgende jaren. De beslissingen om de kostencatalogus aan te passen om declaraties te vereenvoudigen, werden genomen in de vergaderingen van het Comité van toezicht van 24 mei 2018, 22 november2018, 19 februari 2020 en 29 april 2020.

Vraag 4) Volgens de jaarlijkse auditverslagen zouden er geen ‘red flags’ zijn. Toch uit de Europese Commissie kritiek op het ontbreken van maatregelen tegen corruptie en fraude in de voortgangsrapportage. Hoe kan het college dit verklaren? Vindt het college dat de voortgangsrapportage conform de fraudebestrijding van het Verdrag betreffende de werking van de EU is? Zo ja, waarom en waar blijkt dat uit? Zo nee, waarom niet en wat gaat het college doen om dit recht te zetten?

In de brief van de EU met betrekking tot de aanvaarding van het Annual Implementation Report 2018 (brief d.d. 21 augustus 2019 en als bijlage 5a) staan een aantal aanbevelingen waaronder de aanbeveling om in te toekomst in de rapportage aandacht te besteden aan fraudebestrijding. Dit betreft geen specifiek aandachtspunt voor het EMR-programma maar een generiek attentiepunt voor alle Interreg programma’s.

De Auditdienst van het Rijk heeft in haar jaarlijks controleverslag 2017-2018 (d.d. 14 februari 2019) eveneens een opmerking gemaakt ten aanzien van ‘MA-KR7 Maatregelen tegen fraude’, namelijk dat de frauderisico’s bij de uitvoering van het programma in beeld zijn, echter onvoldoende specifiek zijn vastgelegd.

In het daarop volgend jaarlijks controleverslag 2018-2019 (d.d. 14 februari 2020) heeft de Auditdienst van het Rijk de opmerkingen uit het controleverslag 2017-2018 wat betreft ‘MA-KR7 Maatregelen tegen fraude’ beoordeeld en heeft de in 2018 genomen maatregelen als voldoende gekwalificeerd. Ook in het controleverslag 2019-2020 zijn hierover geen opmerkingen geformuleerd.

Vraag 5) Twee zusterorganisaties van de coördinators politieke partijen ontvangen eveneens subsidies voor Interreg-projecten. Diens onpartijdige en objectieve uitvoering komt dus in gevaar door politieke gezindheid. Vindt het college dat deze subsidieverstrekking het bovenstaand toetsingskader doorstaan? Zo ja, waarom en wat is hiervan het gevolg van de verleende subsidies voor het college? Zo nee, waarom niet?

De coördinator is, conform het Reglement van orde Comité van Toezicht Interreg V-A-2014-2020 Euregio Maas-Rijn (bijlage 2), geen voorzitter. De coördinator ondersteunt het Comité van Toezicht.

Op basis van het programmareglement heeft de coördinator vanuit het oogpunt van functiescheiding binnen het bureau geen rol in de besluitvorming bij de selectie en honorering van projecten:

• De coördinator is niet betrokken bij assessments en de op basis hiervan op te stellen voorbereidende

  adviezen over projecten binnen het EMR programma secretariaat (door het team ‘management-autoriteit);

• De door dit team opgestelde adviezen worden per project besproken in een selectiecommissie waarin vertegenwoordigers van alle 13 programma-partners zitting en stemrecht hebben.

• De coördinator is aanwezig bij de selectiecommissie en heeft geen stemrecht. Op diens verzoek heeft hij, waar nodig, de voorzitter van het Comité van Toezicht als technisch voorzitter van de selectiecommissie vervangen. Conform verzoek van de MA zal de coördinator de rol van technisch voorzitter voortaan niet meer op zich nemen.

• Deze 13 programma-partners formuleren in de selectiecommissie per project een advies op basis waarvan het Comité van toezicht per project besluit over selectie en honorering van projecten.

  Wel ondertekent de coördinator de subsidiebeschikking namens Gedeputeerde Staten nadat het comité van toezicht projectoproepen heeft uitgezet en de selectie heeft gedaan, zoals ook toegelicht bij het antwoord op vraag 2. Dit is een administratieve handeling, waarmee de coördinator uitvoering geeft aan de door het Comité van Toezicht genomen besluiten.

  Vraag 6) Is het college het met de PvdD-fractie eens dit de schijn van belangenverstrengeling tegen heeft? Zo ja, waarom en wat is hiervan het gevolg van de verleende subsidies voor het college? Zo nee, waarom niet?
  
  Zoals uit het antwoord op vraag 5 blijkt, is er geen belangenverstrengeling, omdat de coördinator geen rol heeft in de besluitvorming bij de selectie en honorering van de projecten.

  Vraag 7) Zijn er nog meer subsidieverleningen die een dergelijk verloop kennen die door betrokkenheid van de bewuste coördinator mogelijke belangenverstrengeling opleveren? Zo ja, welke, kan het college daarvan een overzicht doen toekomen, wat is voor deze subsidieverleningen het gevolg voor het college en hoe beoordeelt het college deze subsidiebeschikkingen achteraf? Zo nee, waarom niet?

  Zie antwoord op vraag 6.
  

  Vraag 8) Toch blijkt de coördinator in 2019 een bedrijf waar hij banden mee heeft, aanbevolen te hebben bij de provincie Limburg waarbij hijzelf meebesliste over de gunning. Kan het college dit verloop bevestigen?
  

  De coördinator heeft inderdaad op basis van eerdere positieve ervaringen het betreffende communicatiebureau aanbevolen. De coördinator heeft evenwel geen persoonlijke belangen, laat staan banden, in het betreffende communicatiebureau (4XL). Dit bureau is ingehuurd bij de gemeente waar de coördinator werkzaam is en dit bureau verricht tevens werkzaamheden voor de politieke partij, waarvan de coördinator lid is. Naast dit bureau zijn vijf andere bureaus benaderd voor een marktverkenning.

Wat betreft de inhuur en de gevolgde aanbestedingsprocedure voor een communicatiebureau wordt opgemerkt dat:
- er conform de aanbestedingsregels van het EMR programma en de Provincie Limburg een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure is gevolgd, waar vier partijen (na een marktverkenning, waarbij zes bureaus zijn betrokken) zijn gevraagd om in te schrijven;
- vier partijen ook daadwerkelijk een offerte hebben ingediend; voor de selectie ook, conform regelgeving, gebruik is gemaakt van een selectiecommissie, waarin naast de coördinator van het EMR programma en een communicatie-medewerker van het EMR programma, twee medewerkers van buiten het programmabureau EMR betrokken waren: een medewerker van het cluster Communicatie en een medewerker van cluster Inkoop (voor het waarborgen van een objectieve afweging) van de

Provincie Limburg;

- eveneens conform procedure, een scoringsmatrix op prijskwaliteit verhouding is opgesteld. Op basis van deze scoringsmatrix is geconstateerd dat 4XL de beste prijs/kwaliteitsverhouding heeft aangeboden;

- op basis van deze beoordeling de opdracht aan 4XL is verstrekt.

Vraag 9) Hoe kan het dat de coördinator toch meestemt ondanks de geldende integriteitsprocedure binnen het toezichtcomité en zijn actieve meldingsplicht? Vindt het college dat deze procedure in casu voldoende is nageleefd? Zo ja, waarom? Zo nee, waarom niet, wat is daarvan het gevolg voor het college en gaat het de procedure verder aanscherpen?

Gezien het feit dat de coördinator geen persoonlijke belangen heeft bij de inhuur van het betreffende communicatiebureau en er sprake was van een meervoudige aanbestedingsprocedure met een selectiecommissie bestaande uit 4 personen, is strijdigheid met de geldende integriteits- en aanbestedingsregels niet aan de orde.

Vraag 10) Drie andere bedrijven dongen mee naar deze opdracht, waarvan twee aangeven dat de aanbestedingsvoorwaarden erg rommelig waren; een objectief puntensysteem ontbrak. Uiteindelijk kreeg het bedrijf dat banden heeft met de coördinator de gunning. De coördinator droeg het bedrijf niet alleen aan, maar zat bovendien in de jury. Volgens de commissaris van de Koning zou de Europese aanbestedingsprocedure echter correct doorlopen zijn, maar geeft ook aan dat de coördinator betrokken was bij de gunning. Hoe is door diens betrokkenheid voldoende objectiviteit geborgd?

Naast de coördinator waren drie andere functionarissen bij het aanbestedingsproces betrokken. Een daarvan was werkzaam bij het EMR-bureau en de overige twee respectievelijk bij het cluster Communicatie, voor de inhoudelijke inhoud, en de andere bij het Team Inkoop voor de borging van de procedurele aspecten. Zoals reeds gezegd heeft de coördinator geen persoonlijke belangen in het betreffende communicatiebureau.

Vraag 11) Zijn er nog meer gunningsprojecten die een dergelijk verloop kennen die door betrokkenheid van de bewuste coördinator mogelijke belangenverstrengeling opleveren? Zo ja, welke, kan het college daarvan een overzicht doen toekomen en hoe beoordeelt het college deze gang van zaken achteraf? Zo nee, waarom niet?

In bijlage 7 is een overzicht opgenomen van alle aanbestedingen vanaf oktober 2017 tot en met augustus 2021 die door de EMR zijn opgepakt (periode dat de huidige coördinator is benoemd). Deze zijn conform de door ons college vastgestelde aanbestedingsrichtlijnen uitgevoerd. Er is dan ook geen sprake van belangenverstrengeling. Voor de volledigheid merken wij nog op dat de coördinator bij geen van die bedrijven persoonlijke belangen heeft en er dan ook geen sprake is van mogelijke belangenverstrengeling.

Vraag 12) De laatste jaren spelen er veel integriteitskwesties binnen de provincie Limburg. Daarom heeft de PvdD- fractie een motie ingediend voor een openbaar lobbyregister bij de provincie Limburg. Deze motie is overgenomen door de commissaris van de Koning. Op welke termijn wordt uitvoering gegeven aan deze motie?

In de brief van de Commissaris van de Koning van 9 november 2021 bent u geïnformeerd over de wijze van invulling van de motie. Voor de volledigheid merken wij nog op dat, zoals in de brief van de Commissaris van de Koning d.d. 14 september 2021 is aangegeven, ten aanzien van de nieuwe EMR programmaperiode ook de governance opnieuw zal worden bezien. In dat kader zal in aanloop naar 2022, voorafgaande aan de feitelijke start van het nieuwe Interreg programma voor de EMR, net zoals in 2017, een toets worden uitgevoerd op de verenigbaarheid van een continuering van de aanstelling van de heer Vos als coördinator van het nieuwe EMR programma en de door de heer Vos uitgeoefende overige functies, waaronder Burgemeester van Riemst. Daarbij zal het risico van de (schijn van) belangenverstrengeling worden betrokken.

Gedeputeerde staten van Limburg

voorzitter

secretaris