Vragen inzake jaar­re­kening 2017 gemeente Roermond


Geacht College van GS,

Op 5 juli jl. stond de jaarrekening 2017 op de agenda van de Gemeenteraad van Roermond. In dezevergadering werd er uiteindelijk besloten om dit agendapunt op 12 juli jl. voort te zetten aangeziener nog geen goedkeurende accountantsverklaring lag.
Hierover heerste er een meningsverschil tussen de Burgemeester cq. voorzitter van het College vanB&W cq. Voorzitter van de Raad en de Wethouder van Financiën.

Hieronder treft u de betreffende passages uit de notulen van de Raadsvergadering van Roermondaan.

Citaten uit notulen Raadsvergadering 5 juli jl.:

De voorzitter: Dames en heren. Ik heropen de vergadering en leg u het volgende voor. Naaraanleiding van de vragen die door de LVR zijn gesteld en de verschillende juridische analyses dietijdens de vergadering langs zijn gekomen, hebben wij zojuist contact gezocht met de provincie,zowel met de provinciaal ambtenaar als met de bestuurder die hierover gaat. De discussie spitst zichtoe op de uitleg van twee artikelen in de Gemeentewet, artikel 200 en artikel 197. De provincie zegtterecht dat zij op 15 juli alle stukken binnen moet hebben. Daarover bestaat ook geen verschil vanmening met ons. Dat betekent dat ook de accountantsverklaring op 15 juli bij de provincie binnenmoet zijn. Artikel 197 regelt dat die verklaring eigenlijk 14 dagen ter inzage moet worden gelegd. Datis iets waar de raad over gaat en niet de provincie. Zo staat het in de wet. U kunt daar dus van af zienen dat is eigenlijk wat we u vragen. De jaarstukken kunt u inhoudelijk gewoon vaststellen. Alleen ishet voor de provincie belangrijk dat de accountantsverklaring daarbij zit. De accountantsverklaringkennen we nu niet en overigens hebt u daarmee inhoudelijk ook niets te doen, behalve danmisschien wijze lessen trekken uit de inhoud. De accountantsverklaring is van de accountant enonafhankelijk. U kunt daar niets aan toevoegen, of aan veranderen. U neemt er kennis van en doet erverstandige dingen mee op termijn, of meteen. Dat deel kunnen wij nu niet leveren. Er doen zich nutwee opties voor en die leg ik allebei aan u voor.

Optie 1) We gaan vandaag de jaarstukken vaststellen en passen de tekst aan volgens de formuleringdie de heer Franssen vanochtend heeft voorgedragen, d.w.z. dat de raad af ziet van de inzagetermijnvan 14 dagen conform artikel 197 van de Gemeentewet en de accountantsverklaring doorstuurt naar

de provincie zodra deze beschikbaar is. De accountant heeft ons verzekerd dat de verklaring er vóór15 juli zeker zal zijn. Daarvan zijn we ook afhankelijk. We kunnen het niet versnellen of opjagen.

Optie 2) We gaan vandaag de jaarstukken vaststellen en wachten de accountantsverklaring af. Diekomt, zoals gezegd, zeker vóór 15 juli. Dat betekent dat we volgende week, 12 of 13 juli, een extraraadsvergadering uitschrijven om alleen de accountantsverklaring te laten passeren, zodat udaarover uw standpunt kenbaar kunt maken. Vervolgens zullen we de verklaring dan aan deprovincie toesturen.

Ik kan mij voorstellen dat u hierover even wilt overleggen en wil daarvoor een korte schorsinginlassen. Ik verzoek u in die schorsing dan ook te bezien, zo u voor optie 2 zou willen kiezen, voorwelke datum volgende week een quorum is te bereiken in de raadsvergadering.

.........

Wethouder Schreurs: Tijdens de schorsing hebben we contact gehad met de toezichthoudendebestuurder van de provincie Limburg en die heeft aangegeven dat het wat hen betreft, in hun rol alstoezichthouder namens BZK, eigenlijk niet kan. Dat is voor mij de reden ervoor te pleiten de zuivereweg te volgen.,,

Burgemeester Donders heeft in de Raadsvergadering aangegeven dat zij
“contact gezocht met de provincie, zowel met de provinciaal ambtenaar als met de bestuurder diehierover gaat”. Hieruit concludeert de Burgemeester dat de jaarrekening en het accountantsverslagal op 5 juli. kunnen worden goedgekeurd onder voorbehoud.

Wethouder Schreurs geeft later in de vergadering aan:
“Tijdens de schorsing hebben we contact gehad met de toezichthoudende bestuurder van deprovincie Limburg en die heeft aangegeven dat het wat hen betreft, in hun rol als toezichthoudernamens BZK, eigenlijk niet kan. Dat is voor mij de reden ervoor te pleiten de zuivere weg te volgen.”

Vraag 1) Kan exact worden aangegeven hoe het contact door het Provinciaal bestuur met deBurgemeester en Wethouder van Roermond hebben plaatsgevonden? Graag een tijdspad.

Vraag 2) Mogen wij er vanuit gaan dat de informatie die is verstrekt door het Provinciaal bestuur aan deBurgemeester en de Wethouder het zelfde is geweest?

Vraag 3) Heeft u er een verklaring voor dat de Burgemeester en Wethouder tot een totaal verschillendeconclusie komen nadat ze hebben gesproken met het Provinciaal bestuur?

Vraag 4)Wat is de juiste wettelijke procedure bij een dergelijke aangelegenheid?

Vraag 5) Wie had het, nu achteraf gezien goed begrepen? De Burgemeester van Roermond of de Wethouder van Financiën van Roermond?

Donderdag 12 juli jl. heeft de gemeenteraad van Roermond wederom vergaderd en besluitengenomen over de jaarrekening/jaarstukken 2017.

Eerst een besluit van de gemeenteraad om onrechtmatige uitgaven in de kredietrapportage 2017vast/goed te stellen/keuren en de kredieten conform dat besluit aan te passen en daarna is pas doorde accountant haar goedkeuring geven.

Gezien de voorgeschiedenis van deze besluitvorming is er grote reden tot zorg bij onderstaandefracties!

Wat is de opvatting van de toezichthouder op de gemeente financiën dat de accountant in hetconcept accountantsverslag heeft opgenomen (pagina 4):

CONCEPT:

In totaal resteren in de jaarrekening 2017 voor een bedrag van €1,2 miljoen aan controleverschillen met betrekking tot rechtmatigheid en €0,7 miljoen aan ongecorrigeerde controleverschillen met betrekking tot getrouwheid. Daarnaast resteert er voor een bedrag ter hoogte van €1,6 miljoen aan onzekerheden met betrekking tot getrouwheid en €1,7 miljoen aan onzekerheden met betrekking tot rechtmatigheid. De onzekerheden zien toe op de onzekerheden ten aanzien van de controle op de besteding van de PGB's door de Sociale Verzekeringsbank (€0,9 miljoen), onzekerheden met betrekking tot de WMO/Jeugdzorg (€XX miljoen) en onzekerheden met betrekking tot de aanbesteding (€0,1 miljoen).

En in het finale document heeft opgenomen:

Ongecorrigeerde controleverschillen: In totaal resteren in de jaarrekening 2017 voor een bedrag van€ 1,4 miljoen aan controleverschillen met betrekking tot rechtmatigheid en € 0,5 miljoen aanongecorrigeerde controleverschillen met betrekking tot getrouwheid. Daarnaast resteert er voor eenbedrag ter hoogte van € 1,8 miljoen aan onzekerheden met betrekking tot getrouwheid en € 1,9miljoen aan onzekerheden met betrekking tot rechtmatigheid.

Pagina 17

“Uit de controle op de rechtmatigheid van de inkopen is een aantal fouten naar voren gekomen. Wijstellen vast dat er voor een bedrag van € 0,8 miljoen
aan onrechtmatige inkopen hebbenplaatsgevonden. Voor een bedrag van
€ 0,1 miljoen hebben wij niet kunnen vaststellen of deinkopen rechtmatig hebben plaatsgevonden wegens het ontbreken van documentatie. Wij hebbendeze bedragen opgenomen in ons overzicht van controleverschillen..."

Vraag 6) Wat is de opvatting van de financiële toezichthouder op de gemeenten over de vermelding in hetaccountantsverslag van 2017

"...Daarnaast heeft het college een aantal dossiers achteraf verschoond, in eerste instantie zijndeze dossiers niet juist aanbesteed. Op basis van de verschoning hoeven wij deze niet te wegen inons accountantsoordeel”.

Vraag 7) Wat is de opvatting van de financiële toezichthouder op de gemeenten over de vermelding in hetaccountantsverslag van 2017

Pagina 13: Op basis van de uitgevoerde controle hebben wij voor een bedrag van
€ 645.000 niet voldoende zekerheid ontvangen over getrouwheid en rechtmatigheid. Voor een

bedrag van per saldo € 175.000 zijn de lasten te laag weergegeven.

Vraag 8) Wat is de opvatting van de financiële toezichthouder op de gemeenten over de vermelding in hetaccountantsverslag van 2017

Pagina 14: Decentralisaties: Wij stellen vast dat voor een bedrag van € 167.000 niet voldoendezekerheid is verkregen omtrent de getrouwe en rechtmatige aanwending van deze middelen.

Vraag 9) Wat is de opvatting van de financiële toezichthouder op de gemeenten over de vermelding in hetaccountantsverslag van 2017

Pagina 15: SiSa: Wij merken wij op dat de interne coördinatie van de totstandkoming van de SiSa-tabel dient te worden verbeterd.


Vraag 10) Wat is de opvatting van de financiële toezichthouder op de gemeenten over de vermelding in hetaccountantsverslag van 2017?

Vraag 11) Zijn er gemeenten in Limburg die geen goedkeurende verklaring van de accountant hebbenontvangen en onder toezicht komen?

Vraag 12) Is dit in het verleden voorgevallen? Zo ja, om welke redenen?

De Roermondse Raad heeft voorafgaand aan de goedkeurende verklaring van de accountant eenkredietbesluit genomen.

Wanneer dit besluit niet zou worden genomen was er namelijk een extra controleslag nodig door deaccountant.

Vraag 13) Is een dergelijke procedure bij een andere gemeenten in de Provincie Limburg (ooit) gevolgd?

Vraag 14) Is het college het met ons eens dat dit een omzeiling is van de controle die er eigenlijk had moeten plaatsvinden?

Vraag 15) Wat vindt de Provincie van deze procedure?


Vraag 16) Is het Provinciaal Bestuur het met ons eens dat hier op een verkeerde wijze is gehandeld door deGemeente Roermond?

Vraag 17) Is het Provinciaal Bestuur bereid om met de Gemeente Roermond in gesprek te gaan en om PS te informeren?

Vraag 18) Is het Provinciaal Bestuur van mening dat deze extra controleslag achteraf toch nog uitgevoerd dient te worden?

Graag beantwoording binnen de daarvoor gestelde termijn,

Met vriendelijke groet,

Pascale Plusquin, Partij voor de Dieren Limburg

Henk van der Linden, 50 plus

Jos van Rey, Volkspartij Limburg

Antwoorddatum: 16 okt. 2018

Vraag 1) Kan exact worden aangegeven hoe het contact door het Provinciaal bestuur met deBurgemeester en Wethouder van Roermond hebben plaatsgevonden? Graag een tijdspad.

Antwoord: Ambtelijk heeft er regelmatig overleg plaatsgevonden tussen de gemeente Roermond en de Provincie tervoorbereiding op de raadsvergadering over de procedure rondom de vaststelling van de jaarrekening,laatstelijk ambtelijk en bestuurlijk op 5 juli 2018.
De provinciaal ambtelijk toezichthouder heeft donderdag 5 juli 2018 een e-mail gestuurd naar de griffiervan de gemeente Roermond. In deze e-mail is antwoord gegeven op de vragen van de griffier vanRoermond.

Gedeputeerde Van Rijnsbergen heeft op 5 juli 2018 telefonisch contact gehad met wethouder Schreurs.

Vraag 2) Mogen wij er vanuit gaan dat de informatie die is verstrekt door het Provinciaal bestuur aan deBurgemeester en de Wethouder het zelfde is geweest?

Antwoord: Van onze kant is er geen contact geweest met de burgemeester omtrent dit onderwerp. Zie ons antwoordop vraag 1. In onze contacten hebben wij steeds dezelfde informatie verstrekt.

Vraag 3) Heeft u er een verklaring voor dat de Burgemeester en Wethouder tot een totaal verschillendeconclusie komen nadat ze hebben gesproken met het Provinciaal bestuur?

Antwoord: Wij kunnen verklaren dat wij steeds dezelfde informatie hebben verstrekt in onze contacten met degemeente. Wij kunnen niet verklaren welke conclusies hieraan door derden verbonden worden en achtendit ook een zaak van in dit geval het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad vanRoermond.

Vraag 4)Wat is de juiste wettelijke procedure bij een dergelijke aangelegenheid?

Antwoord: De Gemeentewet geeft in artikel 200 een harde termijn voor de inzending van de vastgesteldejaarrekening inclusief de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde stukken naar de toezichthouder. In artikel197 wordt ook verwezen naar artikel 213, derde en vierde lid. De inzending van de jaarstukken inclusiefalle voorgeschreven bijlagen moeten vóór 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar gebeuren.Artikel 197, lid 3 Gemeentewet bepaalt dat de jaarrekening en jaarverslag inclusief deaccountantsverklaring en het rapport van bevindingen van de accountant minimaal 14 dagen vóór debehandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad ter inzage worden gelegd.

Vraag 5) Wie had het, nu achteraf gezien goed begrepen? De Burgemeester van Roermond of de Wethouder van Financiën van Roermond?

Antwoord: Dit is een aangelegenheid van de gemeenteraad en het college van Burgemeester een Wethouders vanRoermond.

Voordat wij de vragen 6 tot en met 18 beantwoorden willen wij in het algemeen het volgende opmerken.Het rapport van bevindingen van de accountant bij de jaarstukken van een gemeente bevat in de regelaanbevelingen van de accountant op allerlei terreinen. Wij vinden het evident bij een professioneleorganisatie dat een gemeente de aanbevelingen van de accountant opvolgt om haar bedrijfsvoeringcontinue te verbeteren.

Vraag 6) Wat is de opvatting van de financiële toezichthouder op de gemeenten over de vermelding in hetaccountantsverslag van 2017?

Antwoord: Wij nemen kennis van de opmerkingen van de accountant naar aanleiding van de controle van dejaarstukken. De accountant zet de resterende fouten en onzekerheden met betrekking rechtmatigheidrespectievelijk getrouwheid af tegen de normen die de gemeenteraad daarvoor in het door hemvastgestelde controleprotocol heeft vastgesteld.

In dit geval blijven de fouten en onzekerheden voor zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid binnende normen die de gemeenteraad heeft bepaald voor het afgeven van een goedkeurendeaccountantsverklaring.

Vraag 7) Wat is de opvatting van de financiële toezichthouder op de gemeenten over de vermelding in hetaccountantsverslag van 2017?

Antwoord: In het kader van de controle door de accountant van de getrouwheid van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten en van de activa en passiva en van de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten stelt de accountant fouten en onzekerheden vast.

De accountant overlegt met de gemeente over de geconstateerde fouten en onzekerheden. Daarbij wordt ook nagegaan of het mogelijk is deze te corrigeren of weg te nemen. Dat leidt er in de regel toe dat het bedrag dat als fouten respectievelijk onzekerheden door de accountant in eerste instantie is vastgesteld naar beneden wordt bijgesteld. Dit is een normale gang van zaken die tot doel heeft om fouten waar mogelijk te corrigeren en onzekerheden te reduceren.

Vraag 8) Wat is de opvatting van de financiële toezichthouder op de gemeenten over de vermelding in hetaccountantsverslag van 2017?

Antwoord: Dit zijn uitkomsten van de controle van de accountant die hij in zijn rapport van bevindingen behoort op tenemen waarover ook ná overleg het niet mogelijk bleek deze te corrigeren respectievelijk weg te nemen.Ook in dit geval blijven de fouten en onzekerheden voor zowel de rechtmatigheid als de getrouwheidbinnen de normen die de gemeenteraad heeft bepaald voor het afgeven van een goedkeurendeaccountantsverklaring.

Vraag 9) Wat is de opvatting van de financiële toezichthouder op de gemeenten over de vermelding in hetaccountantsverslag van 2017?

Antwoord: Zie ons antwoord op vraag 8.

Vraag 10) Wat is de opvatting van de financiële toezichthouder op de gemeenten over de vermelding in hetaccountantsverslag van 2017?

Antwoord: In het kader van de controle kan de accountant ook opmerkingen hebben over de organisatie van allewerkzaamheden. In dit geval adviseert hij de gemeente een werkwijze aan te passen om deze beter telaten verlopen. Of de gemeente deze aanbeveling overneemt is aan de gemeenteraad en het college vanBurgemeester en Wethouders van Roermond.

Vraag 11) Zijn er gemeenten in Limburg die geen goedkeurende verklaring van de accountant hebbenontvangen en onder toezicht komen?

Antwoord: Bij de jaarrekening 2017 heeft alleen de gemeente Maasgouw een verklaring met beperking metbetrekking tot de rechtmatigheid van de accountant ontvangen. Op basis van de jaarrekening en dedaarbij behorende accountantsverklaring kunnen Gedeputeerde Staten geen verandering in detoezichtvorm van de lopende begroting aanbrengen. Zie ons landelijk Gemeenschappelijk Toezichtkader“kwestie van evenwicht”. We bekijken zeker in een dergelijke situatie de opmerkingen van de accountantin zijn rapport van bevindingen die hebben geleid tot het niet verstrekken van een goedkeurendeverklaring en nemen deze mee bij onze beoordeling van de volgende begroting, in casu 2019. Het niethebben van een goedkeurende verklaring bij de laatste jaarrekening leidt niet automatisch tot hetinstellen van preventief toezicht.

Vraag 12) Is dit in het verleden voorgevallen? Zo ja, om welke redenen?

Antwoord: Neen.

Vraag 13) Is een dergelijke procedure bij een andere gemeenten in de Provincie Limburg (ooit) gevolgd?

Antwoord: De gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders kunnen bij bepaalde geconstateerdefouten besluiten om deze met aanvullende besluiten van de gemeenteraad te corrigeren. Dit is eenaangelegenheid tussen de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders waar deprovincie geen rol in vervult. Wij hebben daarom geen zicht of en zo ja hoe vaak dit in het verleden zichheeft voorgedaan.

Vraag 14) Is het college het met ons eens dat dit een omzeiling is van de controle die er eigenlijk had moeten plaatsvinden?

Antwoord: Zie ons antwoord op vraag 13.

Vraag 15) Wat vindt de Provincie van deze procedure?

Antwoord: Zie ons antwoord op vraag 13.

Vraag 16) Is het Provinciaal Bestuur het met ons eens dat hier op een verkeerde wijze is gehandeld door deGemeente Roermond?

Antwoord: Zie ons antwoord op vraag 13.

Vraag 17) Is het Provinciaal Bestuur bereid om met de Gemeente Roermond in gesprek te gaan en om PS te informeren?

Antwoord: Zie ons antwoord op vraag 13.

Vraag 18) Is het Provinciaal Bestuur van mening dat deze extra controleslag achteraf toch nog uitgevoerd dient te worden?

Antwoord: Zie ons antwoord op vraag 13.

Graag beantwoording binnen de daarvoor gestelde termijn,

Gedeputeerde Staten van Limburg

voorzitter

secretaris